Excel & Co zum Projektmanagement? Unprofessionell?

Excel & Co zum Projektmanagement? Unprofessionell?

Ein Projekt steht zur Realisation an. Sie sind der Projektmanager. Nun geht es nicht an die technische Planung sondern an die Projektplanung.

    Bei meinem Kollegen Klaus sah das bei kleinen und mittelgroßen Projekte so aus:

    • Deine Projektsoftware (PS) ist nicht selbsterklärend und schon gar nicht intuitiv bedienbar. Lohnt es sich für dieses Projekt mich da wieder einzuarbeiten?
    • Wozu brauche ich denn jetzt diese ganzen Tools? Die Kontaktdaten der Beteiligten habe ich im Mailprogramm, ich muss keine Ressourcen sondern Lieferzeiten planen, wozu hierbei Collaborationstools usw. usw.
    • Die Kostenkalkulation geht viel schneller in der Tabellenkalkulation. Und eine Aufgabenliste kann ich da auch erstellen….


    Und überhaupt haben Beteiligten eine Tabellenkalkulation und können damit umgehen, daher ist der Datenaustausch einfach.

    … und zack wurde die Tabellenkalkulation zum Projektmanagement verbogen.

    Kommt Ihnen das bekannt vor?

    Leider war das häufig im Projekt mit einem hohen Aufwand zur Datenpflege verbunden. Zudem entstand zusätzlich Arbeit die Daten aus den einzelnen Dateien in eine hübsche Übersicht für das nächste Projektmeeting zu packen. Also doch wieder Unzufriedenheit.

    Ist Ihnen das auch schon passiert?

    Nun wir haben uns zusammengesetzt und die Fragen diskutiert:

    Was brauche ich wirklich um ein mittelgroßes Galvanoprojekt erfolgreich zu realisieren?

    Geht das mit der Tabellenkalkulation?

    Heraus kamen die folgenden 7 relevanten Bereiche:

    Geht das ohne Makros, ohne Programmierung mit einer Tabellenkalkulation?

    Ja! Wir haben eine Vorlage in Excel und LibreOffice erstellt.

    Im Detail sieht unsere Lösung so aus:

    Dashboard

    Dashboard: immer aktuell

    Das Dashboard immer aktuell, immer präsentabel

    Die wichtigsten Fakten zum Projekt sind übersichtlich und aktuell im Dashboard.

    • Projektlaufzeit mit Anzeige der verbleibenden Laufzeit
    • Budget mit Anzeige des Restbudgets
    • Taskübersicht: überfällig, im Zeitplan, Verantwortlicher
    • Gantt-Diagramm
    • Top 10 der aktuellen Aufgabenlist
    • Kostenverteilung im Projektbeteiligt
    • TOP 5 der Kostenüberschreitung
    • Diagramm Kosten soll-ist der einzelnen Projektschritte
    • Risiken mit Bewertung
    • Top 5 der Risiken mit dem höchsten Risikowert

    Um das Dashboard zu erzeugen benötigen wir nur 7 Tabellenblätter:

    Projektdaten

    Komfortabel: 1x eingegeben, vielfach verwenden

    1x eingeben und alle Angaben werden verteilt

    Hier werden alle Basisdaten zum Projekt eingegeben. Von hier aus werden die Daten in andere Tabellenblätter übernommen wie z. B. die Projektbeteiligten in das RACI-Blatt, das Gesamtbudget zur Berechnung des Soll-Ist Vergleich im Dashboard.

    Zeitplan erstellen

    Aufgaben + Daten

    einfache Eingabe, automisch wird der Zeitlan erstellt

    Wie üblich werden die Tasks / Aufgaben / Projektschritte aufgelistet und das Anfangs- und geplante Enddatum angegeben. Als Datenpflege kann / soll der Fortschritt in den einzelnen Tasks angegeben werden.

    Hieraus wird das Gantt-Diagramm berechnet. Im Dashboard werden zusätzlich die TOP 5 der aktuell laufenden Tasks angezeigt.

    Die Tasks / Aufgaben / Projektschritte werden automatisch ins RACI Blatt übernommen. 1x eingeben und vielfach verwenden.

    Gantt-Diagramm

    Gantt-Diagramm

    Das hätte sich der Herr Gantt auch nicht vorgestellt, dass sein Balkendiagramm einmal zum Inbegriff des Projektmanagemens wird. Unser Gantt-Diagramm zeigt den Beginn einer Aufgabe, den geplanten Endzeitunkt, die noch verbleibende Zeit und ob es eine Zeitüberschreitung gibt. Mit jeder Eingabe im Tabellenblatt Zeitplan wird das Diagramm aktualisiert. Zusätzlich erscheint das Diagramm im Dashboard.

    Alarm Kostenüberschreitung

    Die Kosten immer im Blick

    Kosten

    Schon im Projektverlauf erkennen wo die Gefahr einer Kostenüberschreitung besteht. Durch die Ampelfarben können gefährdete Projektschritte auf einen Blick erkannt werden. Komfortabel werden die Tasks / Projetkschritte aus dem Blatt zeitplan übernommen.

    Die Kosten werden je Teilprojekt aufgelistet. Zusätzlich können eigene Kategorien wie Lieferanten, Baukosten, Montage o.ä. vergeben werden.

    Es werden die geplanten / kalkulierten Kosten und die real anfallenden Kosten eingegeben. Bereits im Blatt wird ausgewertet in Form einer Ampel, ob die Kosten im geplanten Rahmen, oder nah an der Überschreitung oder überschritten sind. Für das Dashboard wird daraus ein Balkendiagramm erstellt.

    RACI Verantwortlichkeiten zuweisen

    RACI, mein Lieblingsblatt

    RACI

    Mein Lieblingsblatt. Es nimmt viel Stress aus dem Projekt. Diese Matrix ist selbst in teurer Projektsoftware oft nicht vorhanden, aber für Galvanoprojekte unverzichtbar.

    Eigentlich ganz einfach geht aber häufig im Projektalltag unter: die Zuweisung von Verantwortlichkeiten. Häufig gibt es im Meeting die Frage „Wer macht das?“ und dann wird ein Name notiert. Faktisch prüft dann der Projektmanager wieder ob die Aufgabe erledigt wurde. Mit dem Tabellenblatt RACI wird es nicht nur eleganter auch wesentlich effizienter.

    Hier wird festgelegt / aufgeführt:

    R = Responsible: Wer ist für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich

    A =Accountable: Wer prüft + entscheidet, ob die Aufgabe durchgeführt wurde?

    C = Consulted: Wer berät bei der Aufgabe? Interne oder externe Fachspezialisten

    I = Informed : Wer wird über das Ergebnis informiert?

    Das entlastet den Projektmanager gewaltig. Es gibt nur noch die Information über das Ergebnis. Die Detailabstimmung erfolgt zwischen R und A. Es entlastet auch das gesamte Projektteam, nämlich die Mailboxen. Der Informationsweg ist nämlich mit I vorgegeben. Die Unsitte eine Mail an alle Projektbeteiligte zu schreiben wird ein Stück weit unterbunden. Ich weiß nicht wie viele Stunden ich damit zu gebracht Mails mit x Anhängen zu lesen nur um am Ende festzustellen, das darin nicht für mich Relevante war. Das geht auch anderen so. Durch die Festlegungen im Tabellenblatt RACI wird es ruhiger im Projekt und alle können sich auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren.

    Risikoabschätzung

    Ungeliebt aber wichtig: Risiken erkennen

    Rísiken erkennen – Maßnahmen definieren

    Auch das kleinste Projekt birgt Risiken, die von der Kostenüberschreitung bis zum totalen Misserfolg gehen können. Für das Projektteam ist es wichtig diese Risiken zu benennen und gemeinsam deren Eintrittswahrscheinlichkeit und möglichen Schaden festzulegen. Durch diese Diskussion wird häufig schon für alle Beteiligten klar, welche Bedenken / Risiken doch nur einen geringen Risikowert haben und daher vernachlässigt werden können. Für die anderen können Maßnahmen zur Reduzierung / Vermeidung beschlossen werden. Ein Blatt und 1 Stunde Diskussion, die wieder viel Ruhe ins Projekt bringt. Die TOP 5 der Risiken werden für alle sichtbar im Dashboard ausgewiesen.

    betroffene Arbeitsbereiche / Ausbildung

    Ärger vermeiden. Wer ist wie vom Projekt betroffen?

    Wer ist wie vom Projekt betroffen?

    Ja es geht um Technik im Projekt und das Projektteam besteht auch meist aus technischen Fachspezialisten. Aber es sind die Menschen, die das technische Projekt in den Betriebsalltag integrieren müssen. Daher ist es sinnvoll im Projektteam einmal 1 Stunde zu überlegen welche Bereiche wir stark vom Projekt betroffen sind. Auch ob es eine positive oder negative Auswirkung hat. Im Anschluß können Maßnahmen geplant werden die negativen Auswirkungen abzufedern und die positiven zu verstärken.

    Kommunikation planen

    Kommunikation, die schärfste Waffe des Teams

    Kommunikation

    Je mehr Leute ein Interesse an dem Projekt haben, je dringender ist die Planung der Kommunikation. Die häufig praktizierte Form der Kommunikation ist „Das Projektteam informiert, wenn es etwas wichtiges gibt.“ Leider führt das zu einer Reihe von Nachfragen, die natürlich immer zur unrechten Zeit kommen.

    Besser ist es mit dem Projekt gemeinsam zu überlegen:

    Wer hat ein berechtigtes Interesse am Projekt? Es gibt nicht nur interne Stakeholder sondern auch externe wie Behörden. Die Diskussion welche Erwartungen dieser Mensch an das Projekt hat, wie die Einstellung zum Projekt ist, wie groß der Einfluß auf den Projekterfolg ist und wie hoch das Konfliktpotenzial ist, runden das Bild ab.

    Auf dieser Basis wird dann vom Projektteam festgelegt:

    Wer über was von wem wie in welchem Intervall informiert wird.

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