Schritt 4: RACI = Verantwortlichkeiten zuweisen

Schritt 4: RACI = Verantwortlichkeiten zuweisen

In unseren 7 Schritten zum Projektplan sind wir nun bei Schritt 4 angekommen, der Zuweisung von Verantwortlichkeiten. Das Wort ist bewußt gewählt, da es um die Verantwortung für die verschiedenen Aspekte einer Aufgabe geht.

Warum solle ich als Projektleiter mir die Mühe machen schon zu Projektbeginn Verantwortlichkeiten für die einzelnen Aufgaben zu zuweisen?

Weil es das Projekt so viel stressfreier macht! Nicht nur für mich als Projektleiter sondern für alle Projektbeteiligten. Die 2-3 Stunden für das Ausfüllen der RACI-Matrix sind die best-investierten Stunden im Projekt.

 

Doch nun zum Anfang. Schritt 2 die Erstellung des Zeitplans mit den Projektschritten ist erledigt. Daraus ergeben sich automatisch die Aufgaben im Projekt. Natürlich kann im Rahmen eines Meetings die Frage gestellt werden „Wer kümmert sich um das Freiräumen des Aufstellungsplatzes?“. Jetzt passieren meist 2 Dinge:

  1. Eine 10 minütige Diskussion wer die Aufgabe nicht machen kann, wer am besten dazu geeignet ist, wer eben nicht und wer überhaupt die Zeit dazu hat usw.
  2. Es wird nur Jemand bestimmt, der für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich ist. Meist bleibt die Prüfung, ob die Aufgabe sach- und zeitgerecht durchgeführt wurde, am Projektleiter hängen.

 

Die RACI-Matrix vermeidet die Diskussion und benennt nicht nur einen Verantwortlichen für die Durchführung sondern für ALLE Aspekte der Aufgabe. Dazu sind nämlich 3-4 Verantwortliche erforderlich:

R = Wer ist für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich?

A = Wer entscheidet, ob die Aufgabe korrekt durchgeführt wurde?

C = Wer berät bei der Aufgabe? Interne oder externe Fachspezialisten

I = Wer wird über die Ergebnisse der Aufgabe informiert?

 

Bleiben wir beim Beispiel der einfachen Aufgabe den zukünftigen Stellplatz frei zu räumen, damit im Anschluß die Bodenbeschichtung geprüft werden kann:

R = Facility Service

A = Instandhaltung

C = z. B. Arbeitssicherheit oder externer Fachspezialist

I = Projektleiter wird über das Ergebnis informiert

 

Schon bei dieser kleinen Aufgabe werden die Vorteile einer RACI-Matrix deutlich.

  1. Die Verantwortlichen R und A müssen sich untereinander abstimmen, wann im Rahmen des Zeitfensters R die Aufgabe durchführt, damit A noch zeitgerecht prüfen kann. Die Abstimmung läuft zwischen den Beiden und nur zwischen den Beiden.
  2. Die Kommunikation wird entschlackt. Die u.U. vielen Mails o.ä. zwischen R und A laden nicht in den Mailboxen der anderen Projektbeteiligten. Auch nicht in der Mailbox der Projektleitung.
  3. Klare Verantwortlichkeiten + klarer Kommunikationsweg. Ich als Projektleitung bekomme nur 1 Mail nämlich über das Ergebnis der Aufgabe

Stressfaktor Zeit

Ein weiterer Stressfaktor wird durch die früh im Projekt erstellt RACI-Matrix gemildert: die Zeitnot. Im Normalfall werden die Projektbeteiligten nicht von ihrer Alltagsarbeit freigestellt. Daher müssen die Aufgaben im Projekt mit dem Betriebsalltag in Einklang gebracht werden. Durch die Matrix kann jeder auf einen Blick sehen bei welcher Aufgabe er / sie in welcher Form aktiv werden muss. In Kombination mit dem Zeitplan können die Beteiligten die Projektaktivitäten besser einplanen.

Flaschenhals

Werden in einem Projektmeeting jeweils für die anstehenden Aufgaben die Verantwortlichen bestimmt, gerät die Vergangenheit schon mal in Vergessenheit. Das kann dazu führen, dass immer wieder dieselben Personen benannt werden. Neben dem Gefühl der Ungerechtigkeit, entstehen so auch Flaschenhälse im Projekt. Hat eine Person zuviel Aufgaben, dann ist ggf. der Zeitplan gefährdet. Schlimmer noch was passiert, wenn die Person ausfällt?

Solche Flaschenhälse zeigt die RACI-Matrix auf. Zumindest unsere Vorlage, da diese automatisch auswertet, wer wie viele Aufgaben welcher Art zugewiesen bekommen hat. Zusätzlich wertet unsere Vorlage aus, ob alle Aufgaben bereits einen Verantwortlichen für die Durchführung haben.

Komfortabler geht es kaum. Doch, da bei uns die Zusammenfassung der RACI-Matrix auch noch auf dem Dashboard erscheint.

 

 

Vorteile der RACI-Matrix

  • Klare Verantwortlichkeiten
  • Verschlankung der Kommunikation
  • Bessere Planbarkeit für die Beteiligten

 

Wie in der Praxis?

Aufwand

Eine RACI-Matrix sieht schon recht komplex aus. Ist sie auch, erst recht wenn man vor einem leeren Blatt Papier sitzt.

Da kommt dem einen oder anderen Projektleiter schon der Gedanke, ob sich der Aufwand eine solche Matrix zu erstellen für das aktuelle Projekt überhaupt lohnt. Diese Hemmschwelle wird durch unsere sehr komfortable Vorlage minimiert.

 

Allein oder im Team?

Natürlich kann die Projektleitung die RACI-Matrix allein ausfüllen. Da wir, als Externe, meist die Beteiligten nicht so gut kennen, gönnen wir uns einen 2-stündigen Workshop, um gemeinsam die RACI-Matrix auszufüllen.

 

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Tutorial Intro

Tutorial Inhalt

 

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