Projektvorlage mit Dashboard

Projektvorlage mit Dashboard

Da wir uns, liebe Kunden, weder zu Weihnachten noch zu Ostern real treffen werden, haben wir uns zu einem “digitalen” Präsent entschlossen. Aber nicht irgentetwas sondern unsere eigene Projektvorlage! Besonders gut geeignet für Projekte, die sich mit verfahrenstechnischen Anlagen wie Galvanoanlagen und Wasseraufbereitungen beschäftigen.

Mit anderen Worten die Vorlage hat alles was man braucht und keinen unnötigen Kram . UND das WICHTIGSTE: ein Dashboard, das automatisch die wesentlichen Kennzahlen ermittelt. Gerade in Corona-Zeiten mit weniger realen Meetings aht die Information über den Projektstand sowohl für die Beteiligten wie auch die Auftraggeber einen noch höheren Stellenwert. Daher ist ein sich automatisch aktualisierendes Dashboard Gold für einen Projektleiter wert.

Das goldene Ei bekommen Sie von uns.

 

Was ist drin in der Vorlage: In 7 Schritten zum Projektplan

 

Schritt 1: Basisdaten

Im Tabellenblatt Basisdaten werden die wichtigsten Fakten zu Ihrem Projekt erfasst.

Projektname, Projektleiter, Ziele des Projekts etc. Möglicherweise erfassen Sie diese Angaben an einer anderen Stelle bereits oder möchten das Blatt nicht ausfüllen.

Allerdings werden die folgenden Angaben automatisch in andere Tabellenblätter übernommen:

Budget. Dieser Wert wird in die Kostenauswertung übernommen.

Projektteam + wichtige Beteiligte. Diese Personen / Namen werden automatisch in das Tabellenblatt RACI übernommen

Basisdaten (1 Download)

 

 

Schritt 2: Zeitplan

  1. Welche Schritte sind für die Durchführung des Projekts erforderlich? Diese Schritte werden in das Tabellenblatt RACI automatisch übernommen
  2. Kalkulation des Zeitbedarfs je Schritt
  3. Legen Sie das Start- + Enddatum je Schritt fest
  4. Während des Projekts geben Sie den Fortschritt innerhalb der Schritte ein.

 

Aus den Punkten 2, 3 und 4 wird das Gantt-Diagramm erstellt, das im Dashboard und zusätzlich auf einem separaten Tabellenblatt dargestellt wird

Hier geht es zum Tutorial

Schritt 3: Kostenkontrolle

Das Budget für das Projekt ist im Tabellenblatt Basisdaten bereits eingetragen. Im Tabellenblatt Kosten haben Sie die Möglichkeit die Schritte / Tasks / Teilprojekte o.ä. einzugeben. Wir übernehmen nicht automatisch die Projektschritte aus dem Zeitplan!

Zu den von Ihnen definierten Tasks können Sie die geplanten und die real anfallenden Kosten eingeben. Wir haben für Sie die Kategorien Lieferanten, Baukosten, Personalkosten, Material, Genehmigungen, Entsorgung und Sonstiges definiert. Sie haben die Möglichkeit die Kategorien umzubenennen. Die Angaben werden ausgewertet und im Dashboard angezeigt.

 

Hier geht es zum Tutorial

 

 

Schritt 4: RACI =  Verantwortlichkeiten zuweisen

Im Tabellenblatt RACI werden den Projektschritten aus dem Zeitplan (automatisch übernommen) Verantwortliche aus dem Projektteam (automatisch aus Basisdaten übernommen) zugewiesen.

Wer ist für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich?

Wer entscheidet, ob die Aufgabe korrekt durchgeführt wurde?

Wer berät bei der Aufgabe? Interne oder externe Fachspezialisten

Wer wird über die Ergebnisse der Aufgabe informiert?

Hier geht es zum Tutorial

Hier geht es zum ausführlichen Artikel

Schritt 5: Risikobewertung

Risikomanagement gehört sicher nicht zu den beliebtesten Aufgaben eines Projektmanagers. Wer kümmert sich schon gern um Dinge, die potenziell schief gehen können? Allein die Definition welche Risiken es im Projekt gibt, ist die Vorrausetzung diese zu vermeiden oder zu vermindern und so den Projekterfolg abzusichern.

  1. Risiken identifizieren + eintragen
  2. Risiken bewerten: wich hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit. Wählen Sie komfortabel aus einem Dropdownmenü
  3. Welcher Schaden kann entstehen. Wählen Sie das Schadensmaß
  4. Wie gehen Sie mit dem Risiko um? Wählen aus einem Dropdownmenü

Hier geht es zum Tutorial

 

Schritt 6: Betroffenheit

Auch wenn im Fokus des Projekts die Technik steht. Es sind die Menschen, die diese Technik im Betriebsalltag verwenden (sollen) und die Verwendung entscheidet letztendlich über den Projekterfolg. Deshalb ist es wichtig sich zu Projektbeginn klar zu machen welche Bereiche des Betriebsalltags positiv oder negativ von Ihrem Projekt betroffen sind.

Damit hat das Projektteam die Möglichkeit die negativen Folgen abzufedern

Hier geht es zum Tutorial

Schritt 7: Stakeholder + Kommunikation

Stakeholder – das klingt nach einem Begriff aus der grauen Theorie, einer, der von der fachlichen Arbeit ablenkt und nur zusätzlichen Aufwand bedeutet.
Als Stakeholder eines Projekts werden all diejenigen Personen bezeichnet, die ein Interesse am Projekt haben oder vom Projekt in irgendeiner Weise betroffen sind. Also auch das Projektteam, aber auch der Auftraggeber, die Genehmigungsbehörden, der Abteilungsleiter usw.
Wichtig ist nicht nur wer ein Stakeholder ist sondern:
– gibt es eine positive oder negative Einstellung zum Projekt?
– wie groß ist der Einfluß?
– wie groß ist das Konfliktpotenzial?
Die Kommunikation mit den Stakeholdern ist entscheidend für den Projekterfolg:
Also: wer gibt welche Informationen mit welchem Kommunikationsmittel in einem bestimmten Zeitintervall an welchen Stakeholder?
Es gibt hierzu keine Auswertung im Dashboard.

Hier geht es zum Tutorial

 

2 Antworten

  1. Franz Sebl sagt:

    Ich würde bei der Risikobewertung Beispiele anführen z.B. Zeitverzögerungen, MA- Ausfälle,Lieferverzug,u.Ä zusätzlich würde ich die Kundenakzeptanz bei Investprojekten zu bedenken geben da jede Einsparung /Änderung u.U. auch Auswirkungen auf Kunden, Lieferketten und Logistik haben kann. Änderungen der internen Abläufe, Detailarbeiten für MA oder MA- Gruppen, EDV- Änderungsnotwenigkeiten, Vorlaufzeiten oder Notwedigkeiten des Platzbedarfs und der internen Logistik werden bei Investprojekten leicht vergessen.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.